Privatlivspolitik

Personale-match aps målsætning med privatlivspolitikken er, at du har tillid til, at vi behandler personoplysninger, som vi modtager om dig, på en sikker måde.

Vi modtager personoplysninger om kandidater til stillinger vi medvirker til at besætte, om kandidatemner der lægger deres CV i vores emnebank, om vores kunder og leverandører samt om modtagere af vores nyhedsbrev.

Dataansvarlig
Den dataansvarlige for behandling af personoplysninger, er:

Personale-match aps
Rugvænget 22
2630 Taastrup
Mail: kontakt@personale-match.dk
Tlf.: 70701828
CVR-nummer: 30530772

Kategorier af personoplysninger
Vi opbevarer følgende almindelige personoplysninger om kandidater og kandidatemner i vores emnebank: Navn, adresse, postnr. og by, mail, telefonnummer, fødselsdagsdato, civilstand, uddannelse, hidtidig beskæftigelse, evt. referencer og personvurderinger (tests). Vi behandler i særlige situationer følsomme og semifølsomme personoplysninger om dig: Følsomme personoplysninger er blandt andet oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning samt helbredsoplysninger. Derudover semifølsomme personoplysninger om straffedomme og strafbare forhold efter dansk ret.

Vi opfordrer til, at du ikke selv fremsender eller informerer os omkring sådanne oplysninger medmindre vi udtrykkeligt har bedt om disse. Som udgangspunkt opbevarer vi ikke følsomme eller semifølsomme personoplysninger om dig, medmindre der er tale om særlige situationer.

Personoplysninger, som vi modtager fra andre kilder
Vi kan indsamle information fra andre kilder end dig, det kan være:

  • Referencer.
  • Oplysninger du har givet til sociale medier som f.eks. LinkedIn og Facebook.
  • Oplysninger du har givet til jobdatabaser på internettet.
  • Andre offentligt tilgængelige kilder.

Vi bruger personoplysninger til følgende formål
Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til den aktuelle stilling. Vi opbevarer disse oplysninger under din ansættelse for at dokumentere historikken i dit ansættelsesforhold.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (b) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt eller oplyst overfor os med henblik på at blive ansat.

Personoplysninger om kunder og mulige kunder bruger vi kun i forretnings- og markedsføringsøjemed.

Oplysninger, som vi modtager under din ansættelse
Under ansættelsen modtager vi en række oplysninger om dig. Overordnet opbevarer vi  oplysningerne for at sikre, at vi lever op til vores forpligtelser over for dig i henhold til ansættelseskontrakten, den gældendende overenskomst og den lovgivning, vi skal overholde.

  • Oplysningerne er registreret i vores administrationssystem AXP samt lønsystem C5.
  • Registrering af arbejdstid.
  • Registrering af sygefravær, orlovsperioder og ferieafholdelse.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (b) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, da der er tale om personoplysninger, som det er nødvendigt at opbevare for at opfylde ansættelseskontrakten overfor dig.

I forbindelse med udbetaling af løn i det løbende ansættelsesforhold behandler vi oplysninger om dig, herunder dit CPR-nr., når vi videregiver oplysninger til SKAT til brug for skatteindeholdelse. Vi opbevarer disse oplysninger med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11 og databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c), da denne opbevaring er nødvendig for at overholde vores forpligtelser i henhold til skattelovgivningen.

Helbredsoplysninger
I forbindelse med sygefravær under din ansættelse kan det være relevant at indhente lægeerklæringer, herunder mulighedserklæringer i henhold til sygedagpengelovens § 36a, gennemføre sygesamtaler efter sygedagpengelovens § 7a eller modtage materiale fra din bopælskommune i forbindelse med en sygedagpengesag. I disse situationer kan det ske, at vi modtager og registrerer helbredsoplysninger om dig.

Vi opbevarer sådanne helbredsoplysninger med hjemmel i databeskyttelseslovens § 7, stk. 1 og § 12, da modtagelsen af oplysningerne er nødvendig for at klarlægge virksomhedens retsstilling i forhold til sygedagpengeloven og de ansættelsesretlige regler, herunder eksempelvis Hovedaftalen mellem DA og LO, Funktionærloven og Forskelsbehandlingsloven.

Oplysninger om børn
I forbindelse med din ansættelse, vil vi opbevare oplysninger om, hvor mange børn du har, og hvor gamle børnene er. Dette gør vi, så vi ved, om du er berettiget til børneomsorgsdage og om du har ret til barnets første sygedag.

Vi opbevarer sådanne oplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (b) og databeskyttelseslovens § 12, da der er tale om personoplysninger, som er nødvendige at opbevare for at kunne opfylde ansættelseskontrakten over for dig.

Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere: Kunder, som vi samarbejder med og assisterer i stillingsbesættende øjemed. Inden vi videregiver dine personoplysninger, vil vi, i hvert enkelt tilfælde, indhente dit samtykke hertil.

Opbevaring af dine personoplysninger
Vi gemmer som udgangspunkt dine data så længe, som du giver os ret til. Dvs. når du giver os dit samtykke, så gemmes dine data, indtil du selv ønsker at trække dit samtykke tilbage. Når vi ikke længere har behov for at gemme dine data eller du selv aktivt har ønsket at blive fjernet fra systemet, gennemføres en af nedenstående handlinger: Hvis du ikke har haft jobs/vagter hos os, slettes alle dine data i systemet, og du vil for altid være glemt i vores system. Hvis du har haft jobs/vagter, vil vi som minimum gemme dine data i 5 år. Herefter vil vi, hvis/når du ønsker det anonymisere dig i systemet. Dette betyder, at vi sletter alle dine data, og du bliver anonymiseret med et nyt vilkårligt nummer. Herefter vil du for altid være glemt i vores system.

Ret til indsigt
Du har altid ret til at få oplyst, hvilke data vi registrerer og opbevarer om dig. Du skal blot rette henvendelse til os. Herefter giver vi dig mulighed for at se alle de registreringer, som vi har oprettet i vores system omkring dig.

Ret til at blive glemt Du har altid ret til at tilbagetrække dit samtykke og således blive slettet eller anonymiseret i vores system. Du skal blot rette henvendelse til os, så undersøger vi, om du kan slettes eller anonymiseres. Herefter igangsætter vi processen med at slette eller anonymisere dig i vores system.

Ret til at få berigtiget dine data
Skulle det vise sig, at vi har registreret fejlagtige oplysninger om dig, har du altid ret til at få disse rettet eller slettet. Dette gør du ved at rette henvendelse til os, så sørger vi for, at data bliver rettet.

Ret til at få en kopi af dine data
Hvis du ønsker det, kan du få en fil med alle dine stamdata fra vores system. Du skal kontakte os, så sørger vi for, at du kan downloade en fil med dine data via vores webinterface til vikarer.

Hvem behandler dine data
Vores ansatte og IT-data behandlere har adgang til at se alle dine data i vores system og er derfor pålagt fortrolighedsklausuler.

Data
Dine data bliver gemt i vores IT-system, som hostes på servere placeret i Danmark. Dine data vil således altid være i Danmark og regler for behandling vil derfor også være underlagt dansk lov.

Backup
Vi tager løbende backup af alle dine data og gemmer disse. Skulle vores driftssystem bryde sammen, har vi således altid en kopi af dine data, der maks. er 24 timer gammel.

Ændring af vores privatlivspolitik
Denne privatlivspolitik erstatter alle tidligere versioner. Det vil være nødvendigt løbende at opdatere og ændre denne politik, og vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre den. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked via mail.

Denne Privatlivspolitik er gældende fra 25. maj 2018.